Tanto en empresas como a nivel educativo, puede darse el caso (en el ámbito de una organización es casi obligatorio) en el que debes informar de todas las actividades que ha realizado tu departamento o que has hecho tú. Ya sea para compartir la información con un supervisor o con personas a tu mando. Para lograr esto, tienes el reporte de actividades.
Vas a aprender, qué es un reporte de actividades, cómo hacer un reporte de actividades y para terminar podrás descargar el formato de reporte de actividades en Word gratis.
🌟¿Qué es un reporte de actividades?
El reporte de actividades, como lo dice su nombre, es un documento que tiene como objetivo informar sobre las actividades que se ha efectuado en un trabajo, departamento o proyecto. Estos reportes se limitan a un tiempo determinado, ya sea diario, semanal o mensual. Lo ideal es que no pasen de un mes.
En las empresas, debe haber un encargado de mantener el control de este reporte y para tener validez, debe tener la firma de algún superior que avale el trabajo realizado. Estos reportes pueden ser modificados si es necesario incluir datos importantes, como gastos, costos, inventario, entrada y salida de personal, entre otros.
En general, el reporte de actividades permite analizar como ha sido la evolución de un proyecto o departamento.
🌟¿Qué elementos tiene un reporte de actividades?
El reporte de actividades debe contar con ciertos datos o elementos que ayuden a quienes lo lean, entender qué se hizo y cuál fue el objetivo a cumplir.
Encabezado e Identificación del reporte de actividades
El primer elemento que tienes que trabajar es el encabezado de tu documento, en él vas a incluir
- El nombre de tu empresa.
- El título del reporte.
- El período estipulado en que se hicieron o se harán las actividades, preferiblemente escrito con una fecha y hora de inicio y de cierre.
- Datos del departamento o proyecto relacionado con las actividades.
Contenido de las actividades
Este parte del reporte es donde vas a añadir todos los procesos o actividades efectuadas, detallando lo más posible cada una de ellas.
Datos y firmas del responsable y el supervisor
Para terminar con los elementos del reporte de actividades tienes que agregar los datos de la persona encargada o responsable de llenar el documento y de rendir cuentas al supervisor. Una vez se entrega y es validado, debe ser firmada por ambas personas.
En este punto también debes incluir cuantas horas se han invertido en realizar las actividades correspondientes.
🌟¿Cómo hacer un reporte de actividades en Word?
El siguiente paso que debes saber, es cómo realizar un reporte de actividades. Ten en cuenta que lo importante es que incluyas los elementos mostrados en el punto anterior, pero también para que tu documento sea válido debe cumplir ciertos requisitos:
- Utilizar una hoja con el membrete de la empresa: Como te comentaba antes, el primer paso es utilizar una hoja que cuente con la identificación oficial de la empresa. Debe seguir los lineamientos de diseño e identificación que usan en todos sus documentos.
2. Título o nombre del documento: Lo siguiente es identificar claramente el documento, es decir, debes señalar que información está mostrando el reporte. Por ejemplo, «Reporte de mantenimiento de ascensores de la torre B»
3. Periodo en el que se realizó la actividad: Siguiente punto, es incluir el periodo en el que se efectuó la actividad. Dependerá de si es un reporte diario, semanal o mensual (es posible que sea un reporte con una mayor duración, pero te recomiendo trabajar como máximo un reporte mensual por temas de control). Según el tipo que emplees, tienes que anotar el día, mes y año de inicio y el de finalización.
4. Datos sobre el responsable del reporte: El encargado o responsable del reporte debe llenar el reporte con todos sus datos como el nombre y apellido, N.º de identificación, cargo, proyecto y departamento. Puedes incluir los que sean necesarios.
5. Información de las actividades: Este es la parte de más importancia del informe, aquí vas a nombrar y explicar cada actividad realizada, con los trabajos hechos y con cualquier comentario que sea necesario y sea relevante para los involucrados. Puedes hacer esto de varias maneras, como una lista, un esquema, entre otros.
6. Firmas del documento: Por último, es obligatorio que el reporte sea firmando tanto por quien entrega el reporte, como por el que lo recibe. Esto como un soporte de que el reporte fue entregado en el tiempo estipulado.
🌟Descargar formatos de Reporte de Actividades en Word gratis.
Si quieres ahorrarte todo el trabajo de crear un formato de reporte de actividades, tienes para elegir 3 plantillas que he creado para que puedas descargarla gratis, para uso personal
Formato de Reporte de Actividades Word Gratis
El primer formato que tienes está planeado para simplemente tener la lista de actividades y tener un control de ellas. Este formato puedes usarlo para cualquier periodo de tiempo, ya sea diario, semanal o mensual
Esta plantilla tiene todos los elementos que se nombraron en el artículo, eres libre de editar a tu gusto todos lo que aparece en ella, desde colores, elementos que están incluidos, tipografía y más.
Formato de Reporte de Actividades Diaria Word Gratis
La siguiente opción es el formato de Reporte de Actividades diarias. A diferencia del anterior, este incluye para anotar comentarios de las actividades que hayas realizado.
En los demás detalles es igual, tiene mismos elementos como el encabezado, los datos del responsable, la lista de actividades y las firmas. También los colores y tipografía, que al igual que el caso anterior puedes editar a tu gusto.
Formato de Reporte de Actividades Semanal Word Gratis
Para terminar, tienes el Reporte de Actividades Semanal en Word. Que tiene varios detalles exclusivos comparados con las otras que te he compartido.
Comenzando por la diferencia más notable que es el registro de actividades. En este caso están listadas de lunes a viernes
Con toda esta información y plantillas de los reportes de actividades ya podrás mejorar el control de tu trabajo y proyectos. Recuerda que tenemos muchos más recursos gratuitos que puedes revisar como la bitácora de soporte técnico gratis
